初めて社内にクラウドPBXを導入するならこれだけは知っておこう！初心者のための解説！

当サイトは初めて社内にクラウドPBXを導入するならこれだけは知っておきたい、初心者のための解説を掲載しています。
また、クラウドのPBXを導入したくなる魅力的な特徴を解説しているサイトです。
メリットを知って、自社の通話応対環境を改善させるのに役立つかもしれません。
またクラウドのPBXの導入に必要な初期費用にも触れています。

初めて社内にクラウドPBXを導入するならこれだけは知っておこう！初心者のための解説！

初めて社内にクラウドPBXを導入するならこれだけは知っておこう！初心者のための解説！

内線通話を便利にするため、初期費用を抑えてPBXを導入したいと考えている初心者の方もいるのではないでしょうか。
そのようなときにはクラウドPBXを選ぶのがおすすめです。
従来のPBXなら構内交換機を購入して設置する必要がありました。
しかしクラウドPBXなら設置にかかる費用を節約することができます。
インターネットが繋がっているところならPBX環境が作れるので、遠隔地のスマートフォンにも内線で接続することが可能です。

クラウドPBXの基本的なシステムの仕組み

クラウドPBXは、特定の場所に設置することでインターネットを通した通話や通信を行うことができる仕組みのことです。
従来までは、電話交換機はもっと物理的な方法で行っていたのですがクラウドPBXではネットワークを介した簡易的な作業を追求している違いが存在します。
実際に、物理的にその場所に存在するわけではありませんので場所を選ばずに電話環境を構築できるという大きなメリットが存在します。
また、設定に関しても通常のインターネットの操作と同じようにブラウザ上で行うことができるのが大きな特徴です。
アプリケーション等を利用することによって、デバイスから簡易的に設定を行うことができるため時間も手間も必要になりません。
言い換えれば、インターネットに繋がっている状態であればいつでもだれでも利用できる環境を構築できます。
従来まであったハードウェアが必要にならないという観点からも、コスト面を含めて非常に使いやすいサービスです。

クラウドPBXを導入するまでの流れ

クラウドPBXを導入するまでの流れは、非常にシンプルで簡単です。
導入するサービスを決めたら、提供している会社のホームページ等から問い合わせをしましょう。
問い合わせをすると担当のスタッフが予算や目的などを聞き取り、最適なプランを提案し見積もりも取れます。
プランの内容と見積もりを検討し導入することを決めたら、契約を結びクラウドPBXの利用に必要な情報を取得します。
情報を取得してアカウントを受け取ったら、クラウドPBXを利用可能です。
場合によっては担当者がオフィスを訪れ専用のアダプタや使用する電話機を設置する必要がありますが、基本的には簡単な流れで利用を始めることができます。
これまで一般的だったPBXでは、コストや時間がかかり導入のハードルは高くなっていました。
しかしクラウドPBXならホームページから問い合わせてスピーディーに利用開始まで進められるので、導入する企業の負担は減っていると言えるでしょう。

クラウドPBXを導入するために必要な期間

企業の中で利用する電話はビジネスフォンが主流ですが、最近はPBXに切り替える企業も多くなっています。
両者の共通点は、1つの回線を複数の内線電話機で共有すること、外線の発着信や内線同士の通話および転送などです。
PBXにできるけれどもビジネスフォンにできないことは、スマートフォンを内線化して使用できる点や離れた拠点で内線を接続できる点（IP-PBXおよびクラウドPBX）、着信相手の情報を表示できることやパソコンと接続できるなどが挙げられます。
IP-PBXとクラウドPBXは、外部サーバーでもあるクラウドサーバーを利用するのか否かの違いになりますが、導入するまでの期間は自社内にサーバーを必要としないクラウドPBXの方が早くなります。
基本的に、クラウドPBXのサービスを提供している会社を選択して契約を交わす、後は必要な情報やアカウントを発行して貰えば直ぐに運用を始めることができるので期間短縮への効果も高まるわけです。

クラウドPBXの導入に必要な機器

クラウドPBXの導入に当たって必要な機器はいくつかありますが、インターネット回線も必要でこれにはいろいろな種類のものがあります。
回線速度や通信の安定性を考えたとき、光回線がおすすめです。
光回線は光ファイバーを利用してデータの送受信を行う、というものです。
クラウドPBXと端末も必要で中でも、スマートフォンが一番お手軽です。
法人用の端末は値段が張るので、レンタルか、個人のスマートフォンを業務利用できるようにするのがお得です。
これはアプリをインストールするだけで内線端末として使うことが出来ます。
クラウドPBXを固定電話で使用したいときは、IP電話が必要となりますが新品という考えだけでなく、中古やレンタルという方法もあります。
スマートフォンやソフトフォンを利用したいなら、wifiルーターも必要で、数十名で使うなら法人用のものが良いでしょう。
すでに導入しているアナログ電話網でIP電話を利用するようなら、VoIPゲートウェイもいります。

各社がクラウドPBXを導入する理由

クラウドPBXを多くの企業が導入している理由は2つ存在します。
まず、利便性が非常に高いという理由です。
一般的に、電話交換機は電話回線の工事を行ったり初期コストが必要になることが多いのですが、このサービスの場合には携帯デバイスがあるだけで簡単に利用可能になるくらいの利便性が存在します。
顧客の機会損失を減らすことができますので、経営上でも有利に働くことが多く企業にとってメリットが大きいといえます。
実際にクラウドPBXと接続できる端末は携帯端末に加えてデスクトップパソコンやタブレットなど様々あります。
また、コスト削減につなげることが容易だという点も大きいです。
実際に、設置工事や配線工事にかかる費用を考えなくても良いので、中小の企業であっても導入しやすい環境です。
ランニングコストを考慮しても、内線電話や転送電話に関する料金が必要になりませんので、将来的な経費負担を軽減できるメリットが存在します。
こういった背景もあって、多くの企業で導入されている事情があります。

クラウドPBXはサポート体制も重要

クラウドPBXを利用する際、何かのアクシデントやトラブルが起きてしまう場合も出てきます。
そのような状況が発生した時、サポート体制が充実していれば、色々と質問することができるので安心です。
クラウドPBXを提供している会社で、どのようなサポート体制なのか違っているため、安易に選択するのはよくないです。
導入だけ手助けしてくれる場合もありますし、アクシデントやトラブルにも柔軟に対応してくれる会社も存在しています。
何か問題が起きた時に備えて、充実したサポートを実現しているところを選ぶのがコツです。
そのためにもホームページや資料をチェックするだけではなく、実際に利用している会社などの体験談を確認するのが重要です。
徹底的にチェックしていけば、納得できるところを見つけられるようになります。
それほどまでにどのような対応をしてくるのか異なっているので、安心して利用するためにもクラウドPBXを見極めなくてはいけないです。

クラウドPBXでビジネスを効率化

クラウドPBXを導入すると、ビジネスの効率化が加速します。
クラウドPBXには様々な特徴があり、オフィス内に電話網を構成するための交換機を設置する必要がないです。
工事が不要でブラウザから回線や電話機の増減、内線番号の設定を行えます。
スマートフォンやパソコンに加えて、電話会議システムも使えます。
全ての端末で保留転送や電話会議ができ、代表番号を呼び出せます。
個人でも法人でも、WEBから申し込めば1週間以内に開通します。
インターネット環境があれば場所を問わず利用でき、世界中に拠点を持っている場合でも内線で繋がれます。
事務所を他に移す場合でも番号を変えずに移転でき、インターネットに電話機を繋ぐだけで利用できます。
日本ではテレワークを導入する企業が増えていますが、クラウドPBXのテレワークを導入すると様々なメリットを得られます。
業務の効率化を図れるので組織改革もサポートでき、有能な人材の確保にも役立ちます。
クラウドPBXは内線転送や留守番電話、保留など幅広い機能が搭載されています。

無料サービスもあるクラウドPBX

クラウドPBXを利用し始めたけれども、通話品質が悪いメーカーと契約をしてしまったり回線の数を増やしたけれども割高になった、サービスを提供するメーカー側スタッフの知識が乏しくて自社にマッチするものではなかった、クラウドPBXを導入したことで様々な失敗をしてしまうケースも少なくありません。
一度契約をしてしまうと、途中で切り替えをすることが困難になるので導入前には様々な確認や専門家からの意見およびアドバイスを受けるなどで自社に最適なサービスを利用することが求められます。
ソフトウェアなどの場合、30日間の無料試用期間が設定されているものがありますが、これはソフトウェアを導入する前にお試しができるものでクラウドPBXにおいても同じようなサービスを行っているメーカーも少なくありません。
インターネット回線を利用しているので音声に問題がないだろうか、このようなことを確認するときにも無料で使えるクラウドPBXなら安心便利です。

大手通信会社も提供するクラウドPBX

この記事をお読みの皆様はクラウドPBXをご存じでしょうか。
まずPBXとは「Private Branch Exchange」の略です。
PBXは会社内の内線のやり取りや外線と内線のやり取りを行うコンピューターのことです。
従来型のPBXは専用機器を社内に設置し運用をしていました。
一方のクラウドPBXは、社内に機器を設置する必要がありません。
クラウド、すなわち外部のデータセンターのPBX用サーバーを利用して従来のように内線を利用することができるのです。
自社で機器を保有する必要がなく省スペース化が図れる、工事業者への依頼を伴う初期工事や機器管理の手間が省ける、といったメリットがあります。
現在、多くの企業がクラウドPBXサービスを提供していますが、大手通信会社も例外ではありません。
単に従来同様のPBXを提供しているのみならず、社用携帯や個人携帯を内線同様に扱う仕組みなど、発展的なサービスも提供しています。

クラウドPBXにはどのようなメリットがあるのか

近年では、クラウドPBXを導入する企業が増えています。
一体どのようなメリットがあるのだろうと、気になっている方もいるのではないでしょうか。
クラウドPBXのメリットは、初期費用が安いことです。
PBXの機能をクラウド上で提供できるため、機材代がかかりません。
コストをできるだけ安く抑えたい企業にとっては、魅力的なサービスといえます。
さらに、工事費が安く抑えられるという利点もあります。
サービスの種類によっては、スマートフォンを内線化することも可能です。
スマートフォンが内線で通話できるようになれば、社員との連絡が取りやすくなりますので、日々の業務がよりはかどるようになるはずです。
転送機能が不要になるので、通話料もほとんどかかりません。
会社の電話番号での発信や着信も可能となるため、相手先への信頼度も高まりやすくなります。
クラウドPBXの導入を検討されている方は、まずはこれらの利点について注目してみるとよいでしょう。

クラウドPBXの検討で留意すべきデメリット

メリットが注目を集めるクラウドPBXですが、導入を検討するならやはりデメリットについても頭に入れておく必要があるのではないでしょうか。
クラウドPBXは当然ですが毎月費用が掛かるので、固定費が発生することが代表的なデメリットに挙げられます。
他にも番号によっては発信ができなかったり、品質の良し悪しがインターネット環境で決まることもそうです。
またクラウドPBXを提供する会社によっても品質が異なるので、比較して選ばなければいけないのも手間です。
当然ですが、クラウドPBXはその仕組み上セキュリティリスクがありますから、セキュリティ対策の手間とコストもネックとなります。
クラウドは確かの導入のハードルこそ低いですが、一方では懸念材料が存在するので、しっかりと理解して検討することが大事です。
安易に選んでしまうと却って高くついてしまったり、利便性があまり変わらないということにもなりますから、メリットだけでなく全体的に目を通したり、評価して選ぶことが肝心ではないでしょうか。

クラウドPBXで大事なのはセキュリティ対策

インターネット経由で電話回線が使えるクラウドPBXは便利ですが、メリットだけでなくセキュリティ対策にも目を向けて検討することが大事ではないでしょうか。
クラウドPBXはインターネットを利用する性質上、セキュリティリスクを避けて通れませんし、対策をしないという選択肢はないといえます。
懸念されるのはいわゆる不正アクセスで、内部の情報が外部に流出して、取引相手にも損害が生じるようなケースが挙げられます。
また不正アクセスに加えてウイルスが仕込まれてしまい、情報が外部に筒抜けの状態が続く事態も懸念されます。
クラウドPBXを提供するサービスは、こうした事態を想定して備えていますから、簡単に不正アクセスが発生したり問題が大きくなる心配はないです。
とはいえ、使い方や運用を間違えれば情報漏洩が発生しますから、クラウドPBXを使う時は常に、そうしたリスクを念頭に置いたり注意することが求められるのではないでしょうか。

クラウドPBXのトラブルについて説明します

ここでは、クラウドPBXのトラブルについて説明します。
クラウドPBX（Private Branch Exchange）は、電話通信をインターネットを介して行う技術であり、クラウド上のサーバーで処理されます。
以下は、クラウドPBXにおける可能性のあるトラブルの例です。
インターネット接続の問題では、PBXはインターネットに接続されている必要があります。
したがって、インターネット接続に問題があると、通話が途切れたり、音声品質が低下したりする可能性がある。
サーバーダウンでは、PBXはクラウド上のサーバーで処理されるため、サーバーに問題があると、通話が途切れたり、音声品質が低下したりする可能性があります。
設定ミスでは、PBXの設定に誤りがある場合、通話がつながらなかったり、呼び出し音がならなかったりする可能性があります。
セキュリティの問題では、PBXはインターネットを介してアクセスされるため、不正アクセスやハッキングがリスクです。
セキュリティに関する問題が発生すると、通話や通信が傍受されたり、機密情報が漏洩する可能性が。
ユーザーエラー：ユーザーが誤ったボタンを押したり、誤った番号をダイヤルしたりした場合、クラウドPBXで通話ができなくなったり、誤った通話が接続されたりする可能性があります。

初めて社内にクラウドPBXを導入するならこれだけは知っておこう！初心者のための解説！